Linee guida d'Ateneo relative ai siti WEB e cybersecurity:
https://work.unimi.it/servizi/security_gdpr/118582.htm
Ogni volta che per un progetto e/o per esigenze diverse si debbano memorizzare su un dispositivo (registro cartaceo, pc, chiave USB, db, ecc) dati personali (anche solo nome e cognome di persone fisiche) occorre seguire la seguente procedura, fino a disposizioni diverse che dovrebbero arrivare dall'Ateneo
Scrivere una mail a tuteladati@unimi.it in cui specificare:
elenco dei dati che si vuole raccogliere
motivo del trattamento
chi effettua la richiesta/registrazione dei dati (nome e cognome degli incaricati)
dove si intende memorizzare i dati (esempi: agenda di carta, documento excel, db, documento word, ecc)
pc/server su cui verranno registrati i dati (nome, sistema operativo)
per quanto tempo i dati saranno tenuti e chi si occuperà della cancellazione dei dati a fine trattamento (per il cartaceo, chi si occuperà di distruggere il/i documenti cartacei con distruggidocumenti o altro metodo)
quale attività di manutenzione dei dati si intende effettuare e chi se ne occupa (nome e congome degli incaricati dello specifico trattamento e eventuali nomi e cognomi degli amministratori di sistema che gestiranno il server)
misure di sicurezza che si adotteranno (esempi: armadio chiuso a chiave, cifratura della chiave USB e del file con password, cifratura del db, ecc)
antivirus utilizzato e periodicità degli aggiornamenti
Attendere parere dell'Ufficio Tutela Dati (tuteladati@unimi.it)** e dell'Ufficio Legale** (infoprivacy@unimi.it) che fornirà l'informativa adatta al tipo di trattamento
Per ulteriori informazioni, rivolgersi ai Referenti Privacy del Dipartimento gdpr@di.unimi.it